PAHGE: Libro Unico del Lavoro (01/01/2009)

IL LIBRO UNICO DEL LAVORO: IL CONTO ALLA ROVESCIA!
- entro il 30.01.2009 l’Inail deve rilasciare al datore di lavoro o al professionista l’autorizzazione dell’eventuale layout personalizzato;
- entro il 31.01.2009 dovrà essere comunicata telematicamente l’unificazione delle procedure delle deleghe all’elaborazione del Libro unico del lavoro (all’Inail) e quelle per la tenuta (alle Direzioni Provinciali del lavoro);
- entro il 16.02.2009 potrà essere effettuata la stampa del primo Libro unico del lavoro.


Con la manovra d’estate il governo ha puntato ad alleggerire gli adempimenti a carico dei datori di lavoro, eliminando tutti i registri (escluso il libro infortuni) e sostituendoli con il libro unico del lavoro. ATTENZIONE, dunque: dal 1° gennaio 2009 il libro unico è divenuto obbligatorio!

Con il decreto ministeriale del 9 luglio 2008, articolo 39, comma 4 della manovra d’estate (decreto legge 112/08), libro matricola, libro presenze e libro paga sono sostituiti dal libro unico del lavoro.

Sono tre le modalità indicate dal Dm per la temnuta del libro unico del lavoro:
1. stampa meccanografica su fogli mobili a ciclo continuo: ogni pagina deve essere numerata e il libro deve essere vidimato, prima di essere messo in uso, dall’Inail o in alternativa, numerato e vidimato durante la stampa da soggetti autorizzati dall’Inail.
2. stampa laser: è però necessaria l’autorizzazione preventiva dell’Inail.
3. elaborazione su supporti magnetici o a elaborazione automatica dei dati: in questo caso, non sono necessarie autorizzazione né vidimazione, ma occorre comunicare la messa in uso alla direzione provinciale del Lavoro

Un solo libro sostituisce i libri paga e matricola e gli altri libri obbligatori dell’impresa : il libro unico del lavoro , istituito con gli articoli 39 e 40 del decreto-legge n. 112/2008 (convertito con legge 6 agosto 2008, n. 133).

Il Ministero del lavoro, della salute e delle politiche sociali, con la circolare n.20/2008 ha evidenziato e chiarito alcuni aspetti della disciplina; già in precedenza era intervenuto con il decreto ministeriale 9 luglio 2008, dettando un regime transitorio in base al quale, fino al periodo di paga relativo al dicembre 2008, i datori di lavoro potranno utilizzare i vecchi libri paga e presenze per assolvere agli obblighi di tenuta, registrazione ed esibizione del libro unico.

Il libro unico del lavoro ha la funzione di documentare ad ogni singolo lavoratore lo stato effettivo del proprio rapporto di lavoro e agli organi di vigilanza lo stato occupazionale dell’impresa.

La nuova disciplina, semplificando la struttura di gestione dei rapporti di lavoro, in particolare riguardo alla tenuta dei libri in azienda, ha finalità di prevenzione e contrasto del lavoro sommerso , oltre che di snellimento degli oneri burocratici ed economici gravanti sulle imprese.

Fonte: Ministero del lavoro, della salute e delle politiche sociali


Soggetti obbligati
Soggetti obbligati all’istituzione del libro sono tutti i datori di lavoro privati di qualsiasi settore, compresi i datori di lavoro agricoli, quelli dello spettacolo, dell’autotrasporto e marittimi, con la sola eccezione dei datori di lavoro domestici, che devono iscrivervi tutti i lavoratori subordinati, i collaboratori coordinati e continuativi (con o senza progetto) e gli associati in partecipazione con apporto lavorativo.

Non sono soggetti ad alcun obbligo in tema di tenuta del libro unico le società cooperative di produzione e lavoro (salvo che non istituiscano specifici rapporti di lavoro subordinato al proprio interno), l’impresa familiare per il lavoro del coniuge, dei figli e degli altri parenti o affini (con o senza retribuzione), le società e le ditte individuali del commercio che non occupino dipendenti.

Esentate le pubbliche amministrazioni, che provvedono alle registrazioni con i cedolini o ruoli di paga, elaborati per ciascun dipendente.

Il libro conterrà, oltre ai dati anagrafici, il codice fiscale, la qualifica, la retribuzione, l’anzianità, i rimborsi spese, le trattenute, le detrazioni spettanti, nonché le ore delle presenze compresi gli straordinari.

Il datore di lavoro deve consegnare al lavoratore copia delle scritturazioni effettuate, in tal modo adempie gli obblighi previsti dalla normativa.
Modalità di tenuta
La tenuta e la conservazione del libro unico deve essere svolta esclusivamente con i mezzi specificati dalla circolare : elaborazione a stampa meccanografica o laser dietro autorizzazione dell’Inail; supporti magnetici, senza obbligo di vidimazione, previa apposita comunicazione scritta alla direzione provinciale del lavoro competente.

L’unicità viene garantita da una numerazione sequenziale dei fogli, non essendo possibile suddividere il libro unico in sezioni distinte, mentre è ammessa l’elaborazione separata del calendario delle presenze.

Un’ulteriore modifica viene introdotta in tema di luogo della tenuta del libro unico. Salvo che la sede legale della ditta non coincida con quella operativa, il libro non deve più essere tenuto sul luogo di lavoro, potendo essere affidato, previa comunicazione alla direzione provinciale del lavoro, a professionisti abilitati, associazioni di categoria o società capogruppo nei gruppi di imprese.

Non è più necessario, inoltre, tenere copie conformi del libro in sedi diverse da quella legale: infatti le nuove disposizioni obbligano a tenere un solo ed unico libro, anche in presenza di più sedi di lavoro, anche se stabili.

Nei casi in cui il lavoratore non percepisca alcuna retribuzione o compenso o non svolga la propria prestazione lavorativa (ad esempio perché lavoratore intermittente), la registrazione sul libro unico del lavoro deve essere effettuata solo in occasione della prima immissione al lavoro e, successivamente, per ogni mese in cui il lavoratore si trovi a svolgere l’attività lavorativa o a percepire compensi o somme, nonché al termine del rapporto stesso.

L ’impresa che sceglie di affidare la tenuta del libro ad un consulente esterno è sollevata da una serie di oneri poiché non deve più conservare nella sua sede (o nelle sedi) la copia, con conseguente eliminazione di tutti gli adempimenti connessi: vidimazione, dichiarazione di conformità, registrazioni, assistenza all’autorità ispettiva.

Anche l’impresa che gestisce al suo interno il libro unico del lavoro avrà benefici in termini di riduzione dei costi poiché:

dovrà effettuare le registrazioni relative alle frequenze solo una volta al mese, e non più quotidianamente;
non sarà più tenuta conservare il libro su supporto cartaceo;
sarà obbligata a conservare il libro in archivio per soli 5 anni, non più per 10.
Nuova dichiarazione di assunzione
L’obbligo di consegna al lavoratore della dichiarazione di assunzione, che prima della riforma doveva contenere i dati di iscrizione nel libro matricola, ora è assolto consegnando al lavoratore copia della comunicazione obbligatoria inviata telematicamente o copia del contratto individuale di lavoro completo di tutte le informazioni necessarie.

La nuova disciplina comporta anche un’importante conseguenza sulla lotta al lavoro sommerso: essendo venuto meno l’obbligo di tenere il libro matricola e di iscrivere preventivamente, prima dell’immissione al lavoro, i lavoratori occupati nei documenti di lavoro, il personale ispettivo dovrà fondare l’accertamento della sussistenza di un impiego lavorativo in nero solo sulla effettuazione della comunicazione obbligatoria di instaurazione del rapporto di lavoro previsto dalla L. 296/2006.

In caso di ispezione, i funzionari preposti inviteranno il datore di lavoro a fornire prova della avvenuta comunicazione obbligatoria preventiva di instaurazione del rapporto di lavoro, e successivamente l’esibizione del libro unico del lavoro.
ma, nel frattempo – stabilisce il decreto ministeriale – si potrà continuare a tenere il libro paga, nelle sue sezioni paga e presenze (o il registro dei lavoranti e del libretto personale di controllo per i lavoranti a domicilio), debitamente compilati, aggiornati e regolarmente vidimati.

Al contrario, il libro matricola e il registro d’impresa sono abrogati già dal 25 giugno. Infatti, la manovra d’estate, nell’ottica di alleggerire le aziende di una parte del carico di adempimenti, elimina tutti i registri (fatta eccezione per il libro infortuni): al loro posto introduce il libro unico del lavoro su cui devono essere registrati i dati anagrafici, contrattuali previdenziali e fiscali dei lavoratori dipendenti, dei titolari di contratti di collaborazione coordinata e continuativa e degli associati in partecipazione, demandando a un decreto ministeriale l’introduzione delle modalità di tenuta e conservazione del nuovo registro.

Il provvedimento ministeriale prevede che il libro unico possa essere tenuto avvalendosi di tre modalità. La prima consiste nell’elaborazione e nella stampa meccanografica, su fogli mobili a ciclo continuo, con numerazione di ogni pagina e vidimazione prima della messa in uso presso l’Inail o, in alternativa, con numerazione e vidimazione effettuata, dai soggetti autorizzati dall’Inail, in sede di stampa del modulo continuo. Il Dm pubblicato in «Gazzetta Ufficiale» conferma, quindi, la necessità della vidimazione preventiva, già prevista nella bozza, anche se il Dl 112/08 non la menziona.

Il decreto stabilisce, inoltre, che il libro unico si possa stampare «laser» ma solo dopo aver ottenuto l’autorizzazione dell’Inail. È prevista anche la tenuta su supporti magnetici. A questo proposito si dispone che ogni «singola scrittura costituisca documento informatico».
Nel libro unico del lavoro devono essere registrate anche le presenze dei lavoratori: non più giorno per giorno, ma entro il 16 del mese successivo a quello di riferimento.

Dopo la pubblicazione in «Gazzetta» del Dm, si attende una circolare del ministero del Lavoro. La circolare potrebbe individuare un percorso che consenta alle imprese di continuare, se più comodo, a gestire i dati delle presenze in modo distinto, rispetto a quelli retributivi, per evitare che il calendario sfalsato comporti complicazioni gestionali. Questa possibilità offrirebbe un vantaggio anche agli studi professionali che ricevono dal datore un tabulato con gli eventi mensili riepilogati dipendente per dipendente.

Il nuovo registro – da conservare cinque anni – va tenuto presso la sede legale del datore di lavoro e tempestivamente esibito (anche via mail o fax) in fase di accertamento. In caso di attività mobili o itineranti che prevedono lo svolgimento di prestazioni in più luoghi di lavoro nella stessa giornata o la mobilità dei lavoratori sul territorio, il libro unico deve essere esibito entro il termine assegnato dagli organi di vigilanza. I consulenti del lavoro, gli altri professionisti abilitati e i centri di assistenza delle associazioni di categoria devono esibire il libro unico entro 15 giorni dalla richiesta degli organi di vigilanza.

Fonte: mondosi.it